Laskutusohjeet kevytyrittäjille

Kevytyrittäjän arjessa tärkein hallinnollinen tehtävä on laskuttaminen, ja sen pitäisi olla yhtä sujuvaa kuin varsinainen työ. Duunan laskutuspalvelun kautta laskutat nopeasti ja selkeästi: syötät toimeksiannon tiedot, ja palvelu hoitaa laskun muodostuksen, lähetyksen, maksujen seurannan ja tilityksen silloin, kun asiakas on maksanut. Näin pidät fokuksen asiakkaissa ja tekemisessä.

Näin laskutus toimii Duunalla askel askeleelta

1) Valmistele toimeksiannon tiedot

Kun saat työn, varmista että sinulla on perustiedot: asiakkaan nimi ja laskutusosoite, työn kuvaus, verokanta työn luonteen mukaan, eräpäivä ja mahdolliset lisät (esim. matkakulut sopimuksen mukaan). Mitä täsmällisemmin kuvaat työn, sitä vähemmän tulee lisäkysymyksiä.

2) Kirjaudu sisään ja luo lasku

Avaa Duuna ja valitse Uusi lasku. Täytä asiakkaan tiedot, työn kuvaus ja laskutettava summa. Lisää tarvittaessa erittely (rivikohtaiset tuntimäärät, materiaalit tai sovitut lisät). Tarkista verokanta ennen tallennusta.

3) Esikatsele ja lähetä

Esikatsele lasku: että viitteet, rivit ja verokanta ovat oikein. Kun kaikki täsmää, lähetät laskun suoraan järjestelmästä asiakkaalle. Kaikki tapahtuu sähköisesti, joten sinun ei tarvitse hoitaa erillisiä lähetyksiä.

4) Seuraa maksua ja saa tilitys

Duuna seuraa laskun tilaa. Kun asiakas maksaa, saat ilmoituksen ja tilitys maksetaan sinulle palvelun käytäntöjen mukaisesti. Näet näkymästä, mikä on lähetetty, avoinna ja maksettu ilman manuaalista täppäilyä.

Mitä tietoja laskulle tarvitaan tiivistettynä?

• Asiakkaan tiedot: nimi, osoite, y-tunnus (jos yritys), laskutusosoite

• Työn kuvaus: mitä tehtiin, milloin tehtiin

• Rivit ja hinnat: määrä, yksikköhinta, mahdolliset lisät ja kulut

• Verotiedot: verokanta työn mukaan

• Ehdot: eräpäivä, viite, maksuehto

Erittely tekee laskusta selkeän

Selkeä erittely nopeuttaa asiakkaan käsittelyä. Jos työ koostui useasta vaiheesta tai siihen sisältyi sovittuja lisäkuluja, jaa ne omille riveilleen. Tämä vähentää edestakaista viestittelyä ja varmistaa, että lasku hyväksytään sujuvasti.

ALV ja laskun tarkistus

Laskulla käytettävä arvonlisävero määräytyy työn ja sopimuksen mukaan. Duunassa verokanta asetetaan laskua tehdessä, jolloin loppusummat ja veron osuus muodostuvat oikein. Ennen lähettämistä käy rivitys läpi ja varmista, että verokanta on oikein ja summat vastaavat toimeksiantoa.

Maksujen seuranta ja tilitys

Lähetyksen jälkeen Duuna seuraa laskun tilaa. Kun maksu kirjautuu, saat siitä tiedon, ja tilitys siirtyy sinulle palvelun ehtojen mukaisesti. Näet yhdestä näkymästä, mitkä laskut ovat avoinna ja mitkä maksettu ilman erillistä seurantaa taulukossa.

Yleiset virheet laskutuksessa, ja miten vältät ne

Puuttuvat tiedot

Jos asiakkaan laskutusosoite, viite tai tilauksen kuvaus puuttuu, laskun käsittely viivästyy. Täytä kaikki pakolliset kentät huolellisesti.

Epäselvä kuvaus

Yleisluonteinen kuvaus lisää kysymyksiä. Kirjoita selkeästi mitä teit ja milloin, tämä helpottaa hyväksyntää.

Väärä verokanta

Väärä ALV johtaa korjauksiin. Tarkista verokanta ennen lähetystä.

Usein kysyttyä laskutuksesta

Kuinka nopeasti voin lähettää ensimmäisen laskuni?

Heti, kun perustiedot ovat valmiina. Luot laskun, esikatselet ja lähetät suoraan Duunasta.

Miten lisään kulut, kuten matkat?

Lisää sovitut kulut omille riveilleen laskulle ja kuvaa ne selkeästi (esim. “Matkakulut, KM/VRK sopimuksen mukaan”). Varmista, että kulut on sovittu asiakkaan kanssa.

Miten ALV näkyy asiakkaalle?

Verokanta asetetaan laskulle työn mukaan. Laskulla näkyvät verottomat rivit, veron osuus ja verollinen loppusumma.

Milloin saan rahat tilille?

Kun asiakas on maksanut laskun ja maksu on kirjautunut, tilitys siirtyy sinulle palvelun käytäntöjen mukaisesti. Saat ilmoituksen tilasta.

Mitä teen, jos laskussa on virhe?

Tee korjaus Duunan kautta. Oikaise virheellinen rivi tai luo korvaava lasku palvelun ohjeiden mukaisesti, jotta asiakkaan kirjanpito pysyy yhtenevänä.

Duunan kautta laskuttaminen on helppoa!

Duunan kautta laskuttaminen on suoraviivaista: syötä tiedot → lähetä → seuraa → vastaanota tilitys asiakkaan maksettua. Kun rivitys, kuvaus ja verokanta ovat oikein, hyväksyntä käy nopeasti ja raha liikkuu suunnitellusti. Näin säästät aikaa kevytyrittäjänä työhön, et paperitöihin.