Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Duuna Oy (Y-tunnus: 3393851-3)
Komeetankatu 1, 02210 Espoo
Duuna Oy:n asiakaspalvelu
Sähköpostiosoite: info@duuna.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten:

• Käyttäjän tietojen ylläpito

• Käyttäjien valtuuttamien toimeksiantojen suorittaminen, kuten laskujen lähetys, palkanmaksu, vakuutusasioiden hoitaminen, perintä

• Kyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt

• Lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten veroasioiden hoitaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai Duuna Oy:n oikeutettuun etuun.

Henkilötietoja voidaan käyttää myös Duuna Oy:n markkinointiin, ellei käyttäjä ole kieltänyt tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.
Käyttäjiä profiloidaan ja henkilötietojen perusteella voidaan tehdä automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, kuten lisäpalveluiden kohdennettuun tarjoamiseen.

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

• Nimi

• Yhteystiedot (puhelinnumero, katuosoite ja sähköpostiosoite)

• Henkilötunnus

• Kansalaisuus ja tiedot työluvasta tarvittaessa

• Verotustiedot

• Mahdolliset ulosottotiedot

• Palkanmaksuun liittyvät tiedot

• Asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten tiedot asiakkaan valtuuttamista toimeksiannoista

• Asiointiin liittyvät tarpeelliset tunniste- ja tekniset käyttötiedot, kuten asiakaspalvelun puhelutaltiot, evästeet ja lokitiedot, kilometrikorvauksiin liittyvä paikannustieto

• Kopio henkilöllisyystodistuksesta tarvittaessa

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme henkilötiedot pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta.

Keräämme henkilötiedot pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään tai työnantajalta, joka on luovuttanut valtakirjalla meille oikeuden käsitellä ja pitää henkilötietorekisteriä työntekijöistään siitä riippumatta, ovatko he itse rekisteröityneet käyttäjiksi.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös kolmansilta osapuolilta, henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja muilta viranomaisilta sekä palkanmaksuun liittyviltä tahoilta.

Itse rekisteröitymättömien käyttäjien tietoja käsitellään ja suojataan samalla tavalla kuin itse rekisteröityneiden käyttäjien tietoja.
Työnantaja on velvollinen osaltaan huolehtimaan työntekijöiden tietoturvasta ja yksityisyyden suojasta.

Kolmansilta osapuolilta saatavaa tietoa, jota käytetään palvelussa ja yhdistetään käyttäjän tietoihin, käsitellään ja suojataan palvelussa samalla tavalla kuin käyttäjien itse antamia tietoja.

5. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja luovutetaan palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Duuna Oy:n lukuun salassapitovelvollisuuden ja sopimuksen tietosuojavelvoitteiden mukaisesti.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kerättyjen henkilötietojen käyttötarkoituksia varten, enintään 10 vuoden ajan henkilön viimeisestä käyttötapahtumasta, ellei rekisteröity ole peruuttanut mahdollisesti antamaansa suostumusta.
Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen lainsäädännön tai muun viranomaislähteen määräämän, kuten esimerkiksi kirjanpitolain velvoitteen täyttämiseksi.

7. Rekisterin suojaus

Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, jonne pääsy on ainoastaan rekisterinpitäjällä ja rekisterinpitäjän valtuuttamilla teknisillä ylläpitäjillä.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin

• Pyytää henkilötietojensa oikaisemista, käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojen poistamista

• Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä

• Saada antamansa, häntä koskevat henkilötiedot yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

• Jos se on teknisesti mahdollista, rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli Duuna Oy ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.